Votre boîte mail est un outil de travail essentiel. Comme beaucoup de nos clients, il doit vous arriver d’être submergé par de nombreux messages.
Soyons honnêtes : Quand vous trouvez le temps de les traiter, vous ne les nettoyez pas de suite. Une boîte mail saturée, c’est du temps perdu, du stress et le risque de manquer des infos cruciales. Alors, comment y remédier et éviter le blocage complet ?
Pourquoi les boîtes mail se bloquent-elles ?
Les fournisseurs de messagerie (M365, Outlook, Gmail, Yahoo, etc.) attribuent à chaque utilisateur un espace de stockage limité. Lorsque cet espace est saturé, la boîte mail ne peut plus recevoir de nouveaux messages. C’est le blocage.
3 principaux facteurs conduisent à cette saturation :
- L’accumulation de messages : Les messages non lus, les spams, les newsletters et les notifications s’entassent, occupant de plus en plus d’espace.
- Les pièces jointes volumineuses : Photos, vidéos, documents… Les pièces jointes peuvent rapidement grignoter l’espace de stockage disponible.
- Les dossiers oubliés : Les dossiers « éléments envoyés », « corbeille » ou « spams » contiennent souvent des messages inutiles qui encombrent la boîte mail.
Les conséquences d’une boîte mail bloquée
Un blocage de boîte mail peut avoir des conséquences fâcheuses :
- Perte de messages importants : Vous risquez de manquer des informations cruciales, qu’il s’agisse d’opportunités professionnelles, de rendez-vous médicaux ou de communications familiales.
- Impossibilité d’envoyer des messages : Vous ne pourrez plus communiquer par mail tant que vous n’aurez pas libéré de l’espace.
- Stress et frustration : Gérer une boîte mail saturée peut être une source de stress et de frustration, surtout si vous avez besoin d’accéder rapidement à des informations.
Comment éviter le blocage ?
Il existe des solutions simples et de bonnes habitudes à adopter pour éviter le blocage de votre boîte mail :
- Nettoyage régulier : 15 minutes par jour suffisent ! Supprimez les mails inutiles, désabonnez-vous des newsletters.
- Triez et classez : Créez des dossiers par projet, par client…
- Videz la corbeille et les spams : C’est comme vider la poubelle au bureau !
- Pièces jointes : Téléchargez, puis supprimez : Gardez les fichiers sur votre PC ou un cloud partagé.
- Filtres et règles : Automatisez le tri des mails (par expéditeur, par sujet…).
- Archivez intelligemment : Selon la politique SI de votre entreprise, il est possible d’archiver en ligne vos mails (au préalable nettoyés).
L’archivage en ligne Outlook Cloud : une solution efficace
Si votre PME utilise Outlook, l’archivage en ligne permet de déplacer les anciens mails dans un espace à part, accessible partout. Vous gagnez de la place et vous gardez l’historique. Selon la charte informatique de l’entreprise, cet archivage peut être réalisés automatiquement selon une fréquence et régularité définie.
Réglementation et accès aux données par un infogérant
Un collaborateur se retrouvant avec une boite mail bloquée peut vite paniquer en se croyant paralysé dans son activité. Une boite mail bloquée empêche de recevoir et d’envoyer des mails mais pas d’y accéder pour supprimer des mails et/ou vider la corbeille afin de libérer de l’espace.
En tant qu’infogérant, nous avons parfois des demandes d’utilisateur pour intervenir directement. Or, il est crucial de comprendre que la réglementation, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), encadre strictement l’accès aux données personnelles, y compris les emails. Un infogérant ne peut accéder aux données et aux mails d’un utilisateur.
En revanche nous pouvons accompagner un utilisateur et le conseiller sur les actions de nettoyages à mener.
Une boîte mail bien entretenue est un outil précieux qui facilite votre quotidien. En adoptant quelques bonnes habitudes vous pouvez éviter le blocage et optimisez l’usage de votre messagerie électronique. De plus, il est primordial de rester vigilant quant à la protection de vos données et de vous assurer que tout accès par un tiers est autorisé et contrôlé.
Contactez Ostin, pour mettre en place un service de messagerie PME adapté à vos besoins.